Configurare asociatie noua

Pentru a adauga o asociatie apasa butonul Adauga functie din panoul principal de control al aplicatiei. Alege apoi optiunea Administrator si da click pe Adauga asociatie (ambele sunt butoane rosii). Daca asociatia nu este nou infiintata, asigura-te ca in campul luna alegi denumirea ultimei luni care a avut o lista de plata afisata. Daca asociatia este nou infiintata si nu ai mai afisata o lista de plata, alege luna pe care vrei sa o afisezi.

Programul va expedia in mod automat un email cu pasii pe care este necesar sa ii parcurgi pentru a incepe sa lucrezi in aceasta asociatie.

Daca esti client nou Aviziero, este necesar sa achiti factura proforma emisa de un consultant Aviziero inainte ca asociatia ta sa fie activata. Daca esti client existent, asociatia este deja activa si poti incepe sa lucrezi imediat.

Dupa ce te-ai asigurat ca asociatia este activa, ai doua optiuni:

• sa permiti echipei Aviziero sa te asiste cu configurarea initiala a asociatiei de proprietari. Daca alegi aceasta varianta, urmeaza instructiunile primite prin email de la consultantii Aviziero.
• sa realizezi chiar tu aceasta operatie. In acest caz, ghidul de mai jos iti va fi de ajutor.

O asociatie nou adaugata in Aviziero permite, printre altele, o configurare extinsa a listei de plata. 

De principiu, orice model de lista de plata poate fi realizat in cativa pasi simpli.  

In Aviziero, Serviciile sunt coloanele tabelului in care se calculeaza datoriile proprietarilor catre asociatie. Serviciile se repartizeaza catre Apartamente pe baza valorilor din Criteriile de repartizare. Aceste trei concepte (servicii, criterii si apartamente) reprezinta baza oricarei liste de plata. Scopul principal al ghidului este sa te ajute in definirea corecta si completa a Apartamentelor, a Criteriilor de repartizare, a valorilor Criteriilor de repartizare pe fiecare apartament si a Serviciilor. Alaturi de acestea, prin parcurgerea procedurii de configurare initiala, vei mai stabili o serie de parametri necesari pentru functionarea corecta a asociatiei.

Pentru a parcurge cu usurinta pasii necesari in configurarea asociatiei, vei avea nevoie la indemana cel putin de ultima lista de plata afisata, preferabil in varianta Excel. 

In cazul in care asociatia este nou infiintata si nu a fost afisata o lista de plata, vei avea nevoie de informatiile legate de apartamente. In acest caz, toate informatiile solicitate de program referitoare la ultima lista de plata se refera de fapt la lista de plata care urmeaza sa fie afisata.

Pentru a incepe configurarea asociatiei de proprietari, acceseaza din meniu: Operatii -> Configurare initiala asociatie. Apoi urmeaza pasii urmatori, asa cum sunt prezentati si in ordinea din program:

1. Completeaza data de afisare si data scadenta a listei de plata pentru luna afisata. Da click pe butonul Detalii, completeaza data de afisare si data scadenta a listei de plata si apasa butonul Salveaza. Aceasta informatie poate fi modificata si oricand mai tarziu, dar pentru procesul de configurare este important sa nu sari acest pas.
2. Completeaza procentul de penalizare si perioada de gratie. Da click pe butonul Detalii. Programul iti propune automat procentul maxim de penalizare, 0,2%/zi si perioada de gratie legala de 30 de zile. Schimba aceste valori, daca este necesar, si apasa butonul Salveaza. Aceasta informatie poate fi modificata si oricand mai tarziu, dar pentru procesul de configurare este important sa nu sari acest pas.
3. Adauga Criteriile de repartizare. Da click pe butonul Detalii. Programul iti propune o lista de Criterii de repartizare din asociatiile de proprietari, cu cele mai des intalnite fiind deja bifate. Asigura-te ca sunt bifate doar cele folosite in asociatia ta si apasa butonul Adauga.
   Repartizarea pe consumuri individuale are o modalitate de functionare speciala si nu este necesara adaugarea ei.
   Repartizarea pe beneficiari este adaugata automat de program.
   Poti adauga fie acum, fie dupa finalizarea procedurii de configurare, oricate alte criterii de repartizare care nu exista in aceasta lista accesand din meniu: Introducere date -> Criterii de repartizare -> click pe adauga criteriu...
4. Adauga Fondurile. Da click pe butonul Detalii. Programul iti propune o lista de Fonduri din asociatiile de proprietari, cu cele mai des intalnite fiind deja bifate. Asigura-te ca sunt bifate doar cele folosite in asociatia ta si apasa butonul Adauga.
   Poti adauga fie acum, fie dupa finalizarea procedurii de configurare si alte fonduri care nu exista in aceasta lista accesand din meniu: Introducere date -> Fonduri -> click pe adauga fond...
5. Adauga detalii Apartamente. Da click pe butonul Detalii. Descarca fisierul model cu un singur click pe butonul Detalii apartamente. Deschide fisierul salvat pe computer si completeaza-l cu informatiile solicitate. Ideal ar fi sa folosesti functionalitatea de copiere/lipire dintr-un alt fisier Excel. Salveaza fisierul si apoi intoarce-te in program si incarca-l in zona Alege fisier. Vezi si explicatia marcata cu (*) de la finalul articolului.
   Acest pas este foarte important si, desi informatia poate fi completata ulterior, munca ta va fi considerabil usurata daca introduci direct informatii corecte si complete.
6. OPTIONAL - Adauga o luna noua si in prima luna serviciul pe beneficiari Total lunar.
   Pentru configurarea initiala a asociatiei ai doua optiuni:
   - lista de plata completa in prima luna din program. Aceasta optiune este mai laborioasa. Foloseste-o daca vrei sa faci o minima verificare a modalitatii de calcul cu vechiul administrator sau daca asociatia este nou infiintata si nu s-au mai afisat liste de plata.
   - lista de plata cu o singura coloana de Total luna in prima luna din program. Aceasta optiune este mai rapida si iti permite sa incepi in timp mai scurt activitatea in asociatia de proprietari.
   Daca te afli in cea de-a doua situatie, da click pe butonul Detalii, apoi da click pe Adauga. Programul va crea automat serviciul Total luna in luna deja afisata la avizier si va adauga o luna noua.
7. Adauga Serviciile potrivite pentru asociatia ta. Da click pe butonul Detalii. Programul iti propune o lista de Servicii din asociatiile de proprietari, cu cele mai des intalnite fiind deja bifate. Asigura-te ca sunt bifate doar cele folosite in asociatia ta si apasa butonul Adauga. Daca lucrezi cu doua luni, programul va adauga aceste servicii in ultima luna a asociatiei.
8. Descarca toate fisierele excel pentru restante, valori criterii, valori initiale fonduri si total lunar. Da click pe butonul Detalii, apoi da click pe fiecare dintre butoanele verzi si salveaza fisierele model in Excel. Deschide fiecare dintre fisiere si completeaza-l cu informatiile solicitate. Nu uita sa salvezi fisierele, dupa ce ai efectuat modificarile!
   Fisierul de Restante este foarte important si, desi informatia poate fi modificata ulterior chiar si dupa inchiderea lunii, munca ta va fi considerabil usurata daca introduci direct informatii corecte si complete. In cazul in care nu detii informatiile referitoare la defalcarea restantelor pe luni anterioare, introdu restantele comasat in prima coloana disponibila (luna anterioara ultimei liste afisate).
   Descarcarea fisierului de beneficiari este necesara doar daca ai ales situatia cu o singura coloana de Total luna in prima luna din program. Completeaza coloana cu cota curenta din luna afisata a asociatiei.
9. Importa pe rand, in orice ordine, fisierele completate. Dupa ce ai ales un fisier, apasa butonul Importa. Vezi si explicatia marcata cu (*) de la finalul articolului.
   ATENTIE! Daca lucrezi cu doua luni, pentru urmatoarele fisiere este important sa fi selectat luna potrivita a asociatiei de proprietari:
   1. Coloana de penalizari curente trebuie importata in prima luna a asociatiei.
   2. Coloana de penalizari initiale trebuie importata in cea de-a doua luna a asociatiei.
   3. Fisierul Valori criterii de repartizare trebuie importat cel putin in cea de-a doua luna a asociatiei.
   4. Fisierul Servicii beneficiari trebuie importat doar in prima luna a asociatiei.
10. Completeaza soldurile de casa si de banca si datele lor. Da click pe butonul Detalii, completeaza soldurile si datele la care aceste solduri sunt valide si apasa butonul Salveaza.
    Programul va adauga in registrele casa, banca respectiv, cate o inregistrare cu suma mentionata in data mentionata. Pentru calcularea soldurilor de casa si banca se  va tine cont atat de operatiile anterioare, cat si de cele ulterioare situatiilor initiale.
11. Completeaza detalii pentru trimitere emailuri catre proprietari si pentru preluare automata facturi din email. Programul iti permite trimiterea de mesaje email catre unul sau mai multi proprietari direct din interfata. De asemenea, programul poate prelua automat facturile de la furnizori direct din email. Pentru a utiliza aceste functionalitati, citeste articolele respective din manual.
12. Configurarea asociatiei noi se incheie aici. Pentru a putea inchide luna si a incepe sa faci incasari, este necesar sa mai faci urmatoarele operatiuni:
    - Daca ai fonduri care nu sunt repartizate pe apartamente, completeaza existentul initial in registrul fiecarui fond.
    - Daca exista contoare, te rog adauga-le din pagina de contoare. Pentru a importa valori contoare citeste si acest articol.
    - Inainte de a inchide prima luna este necesar sa adaugi facturile. Foloseste Introducere date -> Facturi -> adauga factura. Daca ai folosit coloana Total luna, repartizeaza-le pe toate pe aceasta coloana.
    - Dupa ce ai introdus toate facturile Inchide luna din Operatii -> Inchide/deschide luna.

(*) ATENTIE! In cazul importurilor din fisiere Excel exista o limitare tehnica ce tine de securitate referitoare la cantitatea de informatie care poata fi transmisa catre program. Daca lucrati cu asociatii cu un numar mare de apartamente (peste 100) sau cu multe coloane, va rugam verificati importul complet al informatiei pentru ultimele apartamente si pentru ultimele coloane.

In cazul in care informatia nu se importa pentru ultimele apartamente (raman valori de 0 sau campuri goale), puteti imparti fisierul in mai multe bucati si importa partial (de exemplu: fisier1.xls contine capul de tabel impreuna cu informatiile aferente apartamentelor de la 1 la 100, fisier2.xls contine acelasi cap de tabel urmat de informatiile aferente apartamentelor de la 101 la 200 si fisier3.xls contine din nou acelasi cap de tabel urmat de informatiile aferente apartamentelor de la 201 la 240).

Felicitari pentru parcugerea intregului ghid si configurarea asociatiei tale! 

Regasesti in acest articol operatiunile pe care le vei realiza pentru intocmirea urmatoarei liste de plata.