Convocarea Adunarii Generale

Pentru a convoca o Adunare Generala se urmeaza acest pasi:

1. Se verifica faptul ca Proprietarii au fost adaugati complet si corect in Introducere date -> Proprietari.
2. Se completeaza "Text convocator AG" in Operatii -> Detalii lunare asociatie. Acest text va fi folosit deasupra tabelului de convocare, pe fiecare pagina. Puteti include sau omite data, ora, locul de desfasurare si tipul de adunare (convocata/reconvocata, ordinara/extraordinara).
3. Se acceseaza pagina Introducere date -> Adunari Generale si se adauga o Adunare noua.
4. In detaliile Adunarii se completeaza Numarul, Data, Ora, Locul de desfasurare, Tipul de adunare (convocata/reconvocata, ordinara/extraordinara) si Ordinea de zi. Acestea vor fi adaugate automat in scrisoarea de convocare.
5. Pentru a obtine prima pagina a tabelului de convocare, se va efectua click pe butonul "scrisoare convocare" din dreptul Adunarii respective si se va printa sau salva in format PDF.
6. Pentru a printa tabelul de semnaturi:
   • se va efectua click pe butonul "portavoce" / convocator.
   • sunt importati toti membrii sau toti proprietarii, prin click pe butonul "+ preia membri" sau "+ preia proprietari" 
   • se afiseaza coloana Convocat (daca nu este afisata) 
   • se afiseaza -toate- inregistrarile (folosind lista derulanta din partea dreapta jos a ecranului).
     
   • optional: se ascund coloanele Spatii si Membru.
   • optional: pentru a crea un convocator doar cu membri, se filtreaza pe membri.
     
   • optional: pentru o ordonare dupa numarul spatiului detinut, in loc de ordine alfabetica a numelor, se efectueaza click in capul de tabel pe coloana Spatii.
   • optional: se filtreaza pe o scara.
     
   • se da click pe sageata de langa butonul Printeaza si se foloseste butonul Printeaza convocator. In cazul in care a fost folosit filtrul de scara, se schimba scara si se Printeaza din nou.
   • fisierul poate fi direct imprimat sau salvat in format PDF. 
7. Scrisoarea de convocare si tabelul convocator create in pasii anteriori sunt folosite pentru colectarea semnaturilor de la proprietari.
8. Pe parcurs ce este semnat fisierul sau la final, se acceseaza pagina Convocari, apasand pe butonul portavoce de pe linia Adunarii Generale respective. Aici sunt marcati toti cei care au semnat tabelul convocator prin efectuarea unui click pe butonul creion din dreptul fiecaruia. 
9. Dupa introducerea tuturor celor care au semnat tabelul convocator, se pot intocmi documentele necesare pentru transmiterea scrisorilor de convocare. Toate aceste documente se gasesc in butoanele aferente de pe linia Adunarii respective:
   • scrisoare de convocare (butonul foaie A4, primul pe a doua linie de butoane): se printeaza un numar egal cu scrisorile care vor fi trimise
   • borderou posta (butonul lista): un singur exemplar. Folosind filtrul "Ce convoc", poate fi intocmit pentru toti proprietarii, toti membrii, membrii care nu au semnat tabelul, membrii care nu au fost convocati pe tabel sau deja prin posta, etc
   • plicuri (butonul plic): document cu pagini multiple, printat o singura data, in mod ideal direct pe plicuri. Folositi marimea potrivita a hartiei/plicului (Envelope DL, B5, C5 sau A4) si modul (layout) adecvat, peisaj (landscape) sau portret (portrait). Atentie, la Salvarea in PDF este posibil sa nu aveti disponibile optiunile de format plic. Contine aceleasi optiuni de filtrare precum borderoul. Asigurati-va ca alegeti acelasi filtru, pentru a nu produce discrepante.
   • confirmari de primire (butonul bifa): document cu pagini multiple, printat o singura data. In principiu incap 3 confirmari pe o pagina A4. Asigurati-va ca alegeti acelasi filtru cu cel folosit la borderou. 
   • note de inventar (butonul etichete): document cu pagini multiple, printat o singura data. Fiecare scrisoare este insotita de o nota de inventar in dublu exemplar. De principiu incap 2 note de inventar in dublu exemplar pe o pagina A4. Asigurati-va ca alegeti acelasi filtru cu cel folosit la borderou.
   • buletine de expeditie (butonul avion hartie): document cu pagini multiple, printat o singura data. De principiu incape un singur buletin de expeditie pe o pagina A4. Asigurati-va ca alegeti acelasi filtru cu cel folosit la borderou.
10. Introduceti scrisorile de convocare in plicuri. Nu inchideti plicurile! Prezentati-va la Oficiul Postal impreuna cu plicurile cu scrisorile de convocare, toate celelalte documente printate la pasul 16 si banii cu care veti achita.

Felicitari, tocmai ati convocat corect, complet si legal o Adunare Generala!