Procedura in Adunarea Generala

Pentru a organiza cu succes o Adunare Generala, urmati acesti pasi:

1. INAINTE DE DESFASURAREA SEDINTEI trebuie: 
   • completate toate detaliile fiecarui Proprietar, 
   • completate toate campurile din detaliile Adunarii Generale (Introducere date -> Adunare Generala -> click pe creion in dreptul Adunarii respective) 
   • adaugate intrebarile din Ordinea de zi, pe subiecte, in sectiunea Intrebari (Introducere date -> Adunare Generala -> click pe butonul intrebare in dreptul Adunarii respective). Evitati sa folositi numere si pentru subiecte si pentru numerele de intrebari. Pentru subiect puteti folosi eventual litere. 
   • completat campul "Text prezenta AG" din Operatii -> detalii lunare asociatie.
2. Se acceseaza pagina Prezente, folosind butonul cu o persoana de pe linia Adunarii Generale. Sunt importati toti membrii, prin click pe butonul "+ preia membri". 
3. Pentru printarea tabelului de prezenta se afiseaza coloanele Prezent/Primit buletin vot si Predat buletin vot/PV AG, se da click pe sageata de langa butonul Printeaza si se foloseste butonul Printeaza tabel AG.
4. Optional: sunt printate buletinele de vot, prin afisarea tuturor inregistrarilor intr-o singura pagina si apasarea butonului "Buletine vot". Printarea buletinelor de vot la comun se va face pe baza numarului de ordine in cadrul adunarii generale alocat in mod automat de sistem la preluarea proprietarilor.
5. PRIMA ACTIVITATE DIN CADRUL SEDINTEI este un click pe butonul "LIVE" de sub denumirea Adunarii Generale, pentru a permite accesul proprietarilor la informatiile Adunarii Generale.
6. Pe parcurs ce proprietarii sosesc, acestia ii comunica Secretarului numele si prezinta documentele de identificare (daca asociatia a hotarat astfel). Secretarul colecteaza in acest pas si imputernicirile si eventual noteaza numarul de buletin de vot pe imputernicire (pentru o identificare ulterioara facila). 
7. Optional: In cazul in care nu sunt membri sau exista alte discrepante in informatiile detinute de Asociatie, in loc de a li se refuza participarea la sedinta, proprietarii sunt directionati catre un alt computer unde isi pot actualiza informatiile si depune documente. Noul membru poate fi adaugat in lista de prezente si marcat drept prezent de catre persoana care a modificat detaliile sau de catre Secretar.
8. Secretarul ii marcheaza prezenti pe membri in sectiunea Prezente din Adunarea Generala, apasand butonul Prezent de pe linia fiecarui membru.
9. Secretarul comunica fiecarui membru numarul de ordine din registrul de prezenta, il roaga sa semneze tabelul de prezenta si ii inmaneaza buletinul de vot. Este foarte important ca semnaturile de pe tabel sa corespunda cu prezentele introduse in sistem!Se pot considera verificari intermediare si finale ale numarului de semnaturi din tabel cu numarul de membri raportati prezenti de catre aplicatie. 
   • In cazul in care buletinele de vot nu au fost printate la comun in pasul optional 4, Secretarul sau o persoana care il asista, poate printa buletinul individual, folosind butonul aferent de pe linia prezentei.
   • In cazul in care buletinele de vot au fost printate anterior, Secretarul, sau o persoana care il asista, poate identifica buletinul pe baza numarului de ordine pentru inmanarea catre proprietar.
10. Atat timp cat nu este atins cvorumul necesar pentru sustinerea sedintei, mesajul de informare din partea de sus a ecranului privitor la Adunarea Generala in derulare este afisat pe fundal rosu. In momentul in care este atins cvorumul necesar, mesajul va fi afisat pe un fundal verde. (Statisticile Adunarii Generale sunt calculate prin apasarea butonului Numara voturi din pagina de Prezente)
11. Dupa finalizarea etapei de prezenta, Presedintele poate prelua prezidiul pentru a parcurge etapele sedintei:
    • Citirea Ordinii de zi.
    • Suplimentarea Ordinii de zi.
    • Discutarea fiecarui subiect de pe Ordinea de zi si votarea intrebarilor aferente fiecarui subiect.
    • Incheierea sedintei.
12. Pentru intrebarile suplimentare, care nu sunt afisate in buletinul de vot, Secretarul le poate adauga direct in sectiunea de Intrebari, iar membrii asociatiei pot completa de mana, pe buletin, detaliile intrebarii pentru care voteaza.
13. Dupa ce au terminat de completat buletinele de vot, proprietarii membri trec din nou pe la laptopul Secretarului care marcheaza in aplicatie ca au depus buletinul de vot, apasand butonul Thumbs up/Predat. 
14. Membrii semneaza pe tabelul de prezenta in dreptul numarului de ordine si depun buletinele de vot. Se pot considera verificari intermediare si finale ale numarului de buletine de vot cu numarul de voturi exprimate raportate de catre aplicatie.
15. Secretarul Adunarii introduce datele din buletinele de vot in aplicatie, folosind butonul bifa de pe linia fiecarei prezente. Dupa finalizarea introducerii tuturor buletinelor de vot, Secretarul acceseaza butonul albastru "numara voturi", aflat deasupra listei de prezente.
16. Secretarul printeaza Procesul Verbal, il semneaza si il inmaneaza Comitetului Executiv pentru a fi semnat.
17. INCHIDEREA SEDINTEI se face prin apasarea butonului "interzis" din coloana Convocata.

Felicitari! Tocmai ati organizat cu succes o Adunare Generala complet legala!